養成良好的時間管理技巧

仍舊很努力地上課,因為問過老闆之後,得到「這規定需要再確認」的答案,
在沒確認之前,都當成是必須達到該目標來處理。
這次上的是中文課程,好處是我可以不用太專注地聽講,
雖然是4.5小時的長課,還是能一邊上班,一邊上課;
壞處是沒有如英文版的課後筆記可以看,必須自行記錄重點。

一、環境
  1. 文案管理
    a. 分辨文件屬性,不要盲目保留所有文件
     1) 歸檔:將來可能會用到的文件
       a) 將需要回應的文件保存在「當前」資料夾
       b) 每個月花一小時時間整理資料夾,將時效已過的文件抽出
     2) 傳閱:需要他人觀看的文件
       a) 將文件傳給一個人
       b) 如果有必要傳達給群體,用電子郵件方式傳達
     3) 扔掉:與我或我的同事無關的文件,不要保留基於禮節或參考所發送的資料
     4) 閱讀:立刻閱讀短的文件、長的則保留到之後閱讀
       a) 立刻閱讀能在十分鐘內看完的文件,以及需要立刻回應的文件
       b) 報告一類的長文件,可以集中在一週最後一天中的一兩小時閱讀
    b. 電腦中有的文件,不要列印紙本
  2. 工作環境
    a. 整潔:桌上只放跟工作有關的物品、文件
         大多數人只需要:螢幕、鍵盤、滑鼠、電話、地址簿、筆記本
    b. 舒適:調整自己的工作環境
    c. 結構:適合自己、方便的管理文件系統(彩色編碼系統比照字母排列的系統更好)
  3. 準備會議:準備好正確的問題
    a. 必要性:是否有必要參加會議
    b. 目的:應該做何種發言才能達到參加會議的目的
    c. 行動:如何協調、溝通才有助會議進行,分配工作
二、科技,雖然無法幫助你安排工作,但得花時間學習如何從中獲取最大利益
  1. 控制電子郵件
    a. 保持主動
     1) 設定特定時間:開始工作時的一小時處理最好,此時精神狀態最佳,
       若有必要,下班前半小時再處理一次。
     2) 進行排序:高優先郵件先行處理,低優先郵件則推遲到適當時間
    b. 盡量減少處理電子郵件的時間
     1) 刪除垃圾郵件:將自己的電子郵件位址從不必要的列表中刪除
     2) 簡要回覆:僅回覆必要的文件,並盡量避免副本抄送太多人。
       此外,副本抄送文件多半沒有回應的必要。採用標準回覆,簡明扼要
  2. 電話:儲存電話簿,可隨身攜帶
  3. 電腦:儲存大量訊息,包括地址簿、系統文件、日曆等等
  4. 網路:檔案共享,可聯繫不同辦公室中的同事
三、時間竊賊:與同事共事時提高效率、合作氣氛佳、個人成就感
  1. 縱容同事不合時宜地佔用你的時間:效率低下、產生摩擦
    a. 處理需求
     1) 內心導向型:工作動機在於個人設定的優先順序,不歡迎被別人佔用時間
     2) 他人導向型:需要取悅他人,樂於滿足別人提出的要求,就算需要停下手上的工作
     3) 自治型:中間取向,通常不會反對別人佔用自己時間,真的不方便時,會坦誠告知
    b. 避免反向委託:接受不屬於自己的工作
     1) 定義
       a) 已經委託給他人的工作,對方卻想推回給你
       b) 你是公認的專家,別人認為你處理這工作比較容易
       c) 對方就是不喜歡某項工作
     2) 解決辦法
       a) 解釋職責範圍
       b) 提供必要訊息,協助工作
       b) 鼓勵對方接受挑戰
    c. 打破拖延時間
     1) 藉口
       a) 沒有足夠訊息
       b) 還有足夠的時間
       c) 沒有任何時間
     2) 解決辦法
       a) 立刻要求訊息
       b) 著手計算準備時間、安排工作
       c) 抽出時間,重新安排優先順序
     3) 採取行動
       a) 確定你想要的結果
       b) 踏出第一步
       c) 從過去經驗記取教訓
    d. 處理干擾
     1) 安排討論時間
     2) 控制內容:跑題時拉回主題
     3) 控制結束時間:巧妙暗示時間已到並發表簡短總結
  2. 耗費時間優先處理不重要的事:產生挫折感
參考資料(待補:中文版沒列……)

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