關於時間管理

上一篇提到,我在公司也上了時間管理的課(Techniques for Improved Time Management),大約花了5.5小時(有一小時花在做結業測驗上)。
這個課比較注重「工作安排」,而非佐佐木書中的「生活安排」,有些東西可能不適用,可以自行選擇喜歡的、合用的方法就好。
重點整理如下。

工作安排技巧
一、如何設定適當的截止期限--四個小技巧
  1. 將整個計畫切分成數個獨立的項目
  2. 考慮計畫涉及的人或事
  3. 思考還需要些什麼東西
  4. 考慮每個獨立項目所需的確切時間
二、製作及使用工作清單
  工作清單須符合AIMS準則,
  1. Action-centered(以行動為中心):標示為達成目標所需採取的動作
  2. Incremental(增量--化整為零):將事情切分成數個獨立項目,並為各個項目訂定行動內容,列出可能涉及的人或事
  3. Measurable(評量):測定是否完成每一個獨立項目
  4. Scheduled(排程):設定達成每個項目須的時間
三、設定優先順序(第二、三項與佐佐木的排序不同)
  1. 重要且急迫
  2. 重要但不急:不急迫,但須分散在每日中逐步處理以達成長程目標
  3. 較不重要但急迫:必須馬上處理,並盡快處理完畢以進行下一步
  4. 較不重要且不急
四、設定時間表,列出單位相同的
  1. 可能時間:常理下需花費的時間
  2. 最短時間:個人認為最快完成的時間
  3. 最長時間:包含修正錯誤、增加項目到此計畫的時間
  依照:(可能時間*4+最短時間+最長時間)/6 的公式,計算出較精確的截止時間
五、規劃排序
  1. 分類:將事情二分為有接續性,須完成前項才得以開始;以及獨立性,不需倚賴別人或事情就可完成的事情
  2. 排程:先列出接續性項目最早開始的時間,接著,將獨立性的工作排入空檔
  3. 重新商討截止日期:當開始時間、所需時間以及截止日期無法配合時,重新調整截止日期
六、管理工作排程:工作需要快速反應而無法有效安排時間時,依不同產業特性使用下列方法
  1. 依時間軸:先接的工作先做,適合用在需連續處理相異性較大、面對客戶的工作
  2. 依客戶取向:優先處理較緊急的工作,適合用在醫療、社會福利體系
  3. 依處理時間:先處理較容易、較能迅速完成的工作,適合用於需處理大量日常瑣事的時候
  4. 依截止時間:優先處理距截止時間較近的工作,適合使用於處理規律且具確切截止時間的事項
七、對於是否該採取某種行動時,則利用以下的PMI技巧
  1. 列舉該處理方式的好壞以及其他意見
   a. 好:節省時間、增加效率、謀得福利、方便
   b. 壞:造成更多人涉入、拉長時間、預算增加、產生問題、不方便
   c. 無形因素:這項對決定的影響較小,通常跟:未來的印象、個人評價、職涯福利、個人因素、工作成就感……等有關
  2. 為每個列出的項目打分數
  3. 利用總得分來判斷是否採用該方式
八、掌控時間:儘可能提早規劃
  1. 批次:將類似工作集中,並一次處理完畢
  2. 協調:審視須與別人合作的工作,在計畫任何事之前,先與對方確認是否可行
  3. 合併:檢視約會和既定行程,記下地點和時間,將可能的計畫合併處理
九、時間藍圖:清楚了解可利用的時間長短,並為其設定行動目標
  1. 計畫:確保會議或是工作所需的人時地事皆到位,使下一步可以順利進行
  2. 回顧:從經驗中學習,記取教訓、調整未來行事
  3. 審慎處理重要但不緊急的事項:花點時間思考該如何處理重要事項,以免時間拖長而成為急件
  4. 緩衝:在每項計畫之間保留15分鐘的緩衝時間
參考書目:
時間管理大師:完全時間管理系統手冊(Christian Godefroy/John Clark,1998,上硯,ISBN:9578288123)
→原文版本:The Complete Time Management System (Christian Godefroy & John Clark, 1990, Piatkus Books, ISBN-13: 978-0861889907)
時間管理(Tim Hindle,2001,台視文化,ISBN:9575654765)
→原文版本:Manage Your Time (DK Essential Managers) (Tim Hindle, 1999, DK ADULT, ISBN-13: 978-0789424464)

Leave a Comment

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *